Pada dasarnya, email menggantikan peran surat konvensional menjadi digital yang tetap membutuhkan tanda tangan di akhir penulisan. Namun, Anda tidak perlu mencetak email karena bisa membubuhkan tanda tangan digital secara langsung. Proses pembubuhan tanda tangan di email ini disebut sebagai signature email.
Secara umum, fungsi tanda tangan digital ini masih sama seperti TTd basah pada umumnya, yaitu untuk penunjuk identitas diri penulis surat sebagai pihak yang bertanggung jawab. Akan tetapi, ternyata signature email memiliki fungsi yang lebih daripada itu!
Mau tahu apa saja fungsi tersebut serta bagaimana cara membuatnya? Mari simak informasi lebih lengkapnya pada penjelasan di bawah ini!
Table of Contents
Fungsi Signature Email
Adapun beberapa fungsi signature email, antara lain:
1. Wujud Profesionalitas
Ucapan terima kasih di bagian penutup email ternyata belum cukup untuk menunjukkan kesan profesional dalam pengiriman pesan. Diperlukan signature email agar penerima pesan merasa dihargai dan yakin bahwa pesan yang diterima adalah resmi.
Kalimat penutup biasanya berisikan informasi tentang nomor atau alamat email yang bisa dihubungi. Namun, dengan signature email, Anda tidak perlu menuliskan secara panjang lebar karena sudah diwakilkan melalui fitur tersebut.
Terlebih lagi bagi Anda yang rutin membuat surat internal untuk berbagai keperluan. Dengan signature email, surat Anda akan lebih formal dan resmi sehingga dipercaya oleh penerima pesan.
2. Pengganti Kartu Nama
Signature email tidak selamanya hanya berisikan simbol tanda tangan dan nama penulis email saja. Lebih daripada itu, tanda tangan digital ini berfungsi sebagai pengganti kartu nama berbasis digital.
Jika Anda pernah menerima email dari perusahaan atau instansi resmi dan memperhatikannya dengan seksama, biasanya pengirim email akan mencantumkan signature email di bagian akhir. Dalam signature email tersebut, tercantum informasi tentang nama pengirim, nama perusahaan, jabatan pengirim email, nomor telepon, hingga alamat kantor.
Jadi, walaupun Anda sudah memperkenalkan diri di awal pembuka email, signature email ini akan sangat membantu dalam memberikan informasi tambahan bagi penerima pesan.
3. Branding Perusahaan atau Individu
Semakin baik dan lengkapnya signature email, semakin dikenal juga sebuah perusahaan atau individu pengirim email. Hal ini tentunya akan meningkatkan branding atau pengenalan perusahaan kepada masyarakat luas yang bertujuan untuk menambah profit.
Jadi, walaupun Anda hanya mengirim pesan promosi melalui email, tidak ada salahnya untuk mencantumkan signature email di bagian akhir.
Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Email
Untuk memanfaatkan fungsi-fungsi di atas, mari mulai terapkan penggunaan tanda tangan digital di email melalui beberapa cara di bawah ini:
1. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Gmail
Aplikasi Gmail paling banyak digunakan sebagai media pengiriman surat elektronik. Agar Anda lebih efektif dalam membubuhkan TTd digital, ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Buka aplikasi Gmail dan pilih “Setelan” atau “Settings”;
- Kemudian, klik menu “Lihat Semua Setelan”;
- Gulir (scroll) terus ke bawah hingga menemukan opsi “Tanda Tangan”;
- Setelah itu, klik “ + Buat baru” dan masukkan nama signature (tanda tangan);
- Selanjutnya, tulislah informasi yang ingin ditampilkan, seperti nama lengkap, nama perusahaan, jabatan, nomor telepon, dan alamat;
- Atur ukuran font, jenis font, atau menyisipkan link tertentu jika diperlukan;
- Kemudian, ubah “setelan default tanda tangan” agar menyesuaikan kebutuhan pembubuhan TTd digital.
2. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Outlook
Sebagai pebisnis, pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan aplikasi Microsoft Outlook sebagai media email paling umum digunakan dalam dunia bisnis. Berikut adalah beberapa cara membuat TTd digital di aplikasi tersebut:
- Buka aplikasi Outlook. Kemudian, klik “Mail Format”;
- Setelah itu, klik menu “Signatures”;
- Jika sudah, klik opsi “New”;
- Beri nama file tanda tangan (signature) yang akan dibuat. Jika sudah selesai, klik “OK”;
- Kemudian, klik menu “Edit Signatures”. Pada tahap ini, Anda bisa mencantumkan informasi berupa nama lengkap, nama perusahaan, jabatan, nomor telepon, dan sebagainya;
- Jika sudah selesai, klik “OK” dan akan muncul popup “Options”. Klik “OK” pada popup tersebut;
- Tanda tangan digital di Outlook siap digunakan!
3. Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Zoho
Anda juga bisa membuat tanda tangan digital di Zoho Mail dengan memperhatikan beberapa langkah di bawah ini:
- Pertama, masuk (login) ke akun Zoho Mail Anda. Setelah itu, klik menu “Settings”;
- Scroll ke bawah dan klik menu “Signature”;
- Setelah itu, klik ikon “+” untuk membuat tanda tangan digital baru;
- Kemudian, berikan nama untuk tanda tangan yang akan dibuat;
- Cantumkan informasi detail TTd digital Anda sesuai format yang diinginkan. Anda juga bisa menambahkan gambar/logo perusahaan dan hyperlink ke TTd digital Anda;
- Terakhir, klik “Save” dan tanda tangan digital siap digunakan!
Cukup mudah, bukan? Nah, selain tanda tangan di email, menandatangani dokumen digital Anda dengan aplikasi TTE tersertifikasi pun juga tidak kalah pentingnya. Apalagi jika dokumen tersebut merupakan surat resmi. Oleh karena itu, untuk menghindari praktik pemalsuan tanda tangan, Anda dapat menggunakan aplikasi TTE tersertifikasi seperti Privy.
Aplikasi Privy juga sudah dilengkapi dengan sistem keamanan mumpuni guna meminimalisasi risiko pemalsuan TTd digital di email. Selain itu, Anda pun bisa langsung mengirim dokumen yang sudah ditandatangani ke alamat email tujuan agar lebih praktis.
Akhir Kata
Itulah beberapa cara membuat tanda tangan digital di email yang bisa diterapkan. Wujudkan fungsi dari signature email itu sendiri agar rasakan manfaatnya bagi individu atau perusahaan.